『GTD』と『7つの習慣』その3 / 『GTD 』の具体的な実行方法とツール
『GTD』と『七つの習慣』、この二つが私の人生を変えました。この記事では『GTD』の具体的な実行方法と、その際に使用しているツールを記します。
『GTD』の概略
『GTD』を大まかに説明した記事はこちらです。
『GTD 』の具体的な実行方法
プロジェクトとタスク
プロジェクトとは、目標およびそれを達成するための計画です。プロジェクトを実行することはできません。プロジェクトを達成するためには細かく分けた作業が必要となります。この作業がタスクです。
例えば旅行に行きたいと考えます。まずは日時、行き先を決めます。交通手段や宿泊施設を手配して、必要なら有給休暇の申請をします。この場合旅行はプロジェクトで、細々した作業がタスクになります。
『GTD 』ではプロジェクトとタスクの両方を管理します。しかしプロジェクトは必ず、実行できるサイズのタスクに分解する必要があります。
リストの管理法について
プロジェクトやタスクを書き出すものは、何を使っても自由です。ToDo管理ソフトや、メモアプリでも十分用は足ります。紙の方がいい方もいらっしゃるでしょう。私は複数のツールを使い分けています。
私が使用しているツール
図にするとこのようになります。下に詳しい説明を書きました。
Numbers（表計算ソフト）
すべての大元です。NumbersはMacに標準でインストールされている表計算ソフトです。表計算ソフトを選んだのは、使い慣れていることと、レイアウトの自由度が高いこと、項目の並べ替えとカウントが簡単であることからです。Excelでも、OpenOfficeでも、表計算ソフトにこだわらずメモ帳でも、紙のノートでも、使いやすいものなら何でもいいと思います。
ひとまず全てを書き出しておいて、ここから処理・整理していきます。期限・日時が決まっているものは下の通りOmniFocusかGoogleカレンダーに移します。
その他期限は決まっていないけれど、いつかやることはリスト化してナンバーズに保管しています。以下のような内容です。
- やりたいこと
- 読みたい本
- 観たい映画
- 欲しいもの
- 行きたい場所
余談ですが、やることリスト以外のリストや、重要な情報も全てNumbersで管理しています。
- ミッションステートメント
- ライフプラン表
(自分と家族の年齢、大きなイベント、収入・支出・貯蓄の目安をまとめたもの) - ヴィジョンボード
(理想とする価値観・暮らしを絵や写真でまとめたもの) - 年間シート
(A4用紙1枚で1年が俯瞰できるよう印刷しています) - コーピングリスト
(自分なりのストレス解消法をまとめもの) - やりたくないことリスト
その他まだまだあります。『GTD 』だけではなく、どんな事項もリスト化すると、生活はぐっと楽になります。この辺りもまた別の記事にしたいと思っています。
OmniFocus
期限が決まっているプロジェクト・タスクを入力します。日常で増えたプロジェクト・タスクは直接入力していきます。
メインとなるツールで、高機能な『GTD 』専用アプリです。Mac版とiPhone版を両方インストールしています。私はこれがないともう生活できません。
もちろん人によって合わない場合もあると思います。使い慣れたToDoリスト管理アプリがあるなら、そのまま使えると思います。ただし、リマインダー機能はあった方が便利ですね。期限ごとに並び替えができる機能があれば、さらに楽になります。
OmniFocusを利用したGTDの手法に関しては、以下のファイルがとてもわかりやすくまとまっています。
http://files.omnigroup.com/software/macosx/Extras/OmniFocus/GTDandOmniFocus_ja.pdf
Googleカレンダー
実行する日時が決まっているタスクを入力します。Macでは標準カレンダー、iPhoneではStaccalで同期しています。
紙の手帳がよいという方もいらっしゃるかもしれませんね。
紙の手帳
実際の行動を細かく書き出します。見開き1週間のバーチカルタイプを利用しています。バーチカルタイプは使える時間、使えない時間が一目で分かるのです気に入っています。OmniFocusとGoogleカレンダーを元にその週のうちにやること、やりたいことを書き出します。洗濯するタイミングや、使い切りたい食材などの細々した家事は手帳に直接書き込みます。
参考までに：ブログの下書き機能
ブログに書きたいことは、ブログの下書き機能を使って保存しています。タイトルと、思いついたことだけさっとメモをしておきます。今日は書くことがないなと思ったら、下書きからネタを探します。
実際に『GTD』と『7つの習慣』を組み合わせてみる
私のミッションステートメントの大枠は以下の4項目になります。
- 心身を健やかに育むこと(ここに「原則」を含む）
- 大切な人たちを愛すること
- 自由の得るための努力を続けること
- これらすべてを含めて人生を楽しむこと
では最近思いついたやりたいことを例にしてミッションステートメントに当てはめてみます。
例1.健康のためにジョギングをする
ジョギングは身体によいことなので1に当てはまるように思えます。しかし1はもっと基本的な生命や健康のことを意味しています。私の場合3に当てはめます。体力がなければ自由に行動できないので3なのです。そして今の時期外で走って熱中症になっては1が危険ですよね。そうすると対策をしながら走るか、別の手段で体力をつけることを考えるべきです。
例2.東京に旅行に行く
これは4ですね。普段であれば問題はありません。しかし今は無職。もしお金がないなら3が満たされないので中止です。お金があっても、家庭の事情があれば2を優先するのでやはり行きません。今なら新型コロナウイルスの対策のため、1に該当するのでもちろん止めます。さらにいうと、人にうつす可能性がある場合、他人を危険にさらしてはならないというのは「原則」にあたるので、そもそも行くことは考えられません。
例3.小説を読む
これは4ですね。本を読む程度なら金銭も時間も体力も特に問題はありませんね。心置きなく楽しみましょう。ただし、転職のための勉強＝3、家族の手伝い＝2などの優先すべき事情があるなら、後回しにします。
例4.チェスのルールを覚える
これは前の記事でも書いてみました。今の所人生において他に使う機会はないので、ここでは覚えないを答えとします。
ただし、チェスが仕事で必要になった場合（どんな場合？）は、金銭を得る=3に当てはまるので、急ぎ勉強する必要があるでしょう。
『GTD』と『7つの習慣』で手に入れたもの
私はよく知人から、とてもきちんとしているとの評価を受けます。しかし、これだけの手間をかけて、やっと管理しているのです。 ここまで詳しくは説明しませんが、すべてリスト化しているんだよと伝えると、とてもおどろかれます。「普通」の人はこんなことをしなくても「普通」にこなせるから、びっくりするんでしょうね。
ここまでしてやっと「普通」の人と同じラインに立てるようになりました。その上、人生において本当に優先すべきことを見つめると、「普通」でいるより、「私」でいることが大事であることに気がつくことができました。
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