注意力のない私が、仕事のミスをほぼ無くした方法
集中力と注意力は違うということを最近知りました。注意力ゼロな私が、仕事のミスをほぼ無くした方法を紹介します。前職は営業事務でしたが、注意力がないということは致命的な欠点でした。
注意力と集中力とは違う
集中力と注意力は同じ意味だと思っていたのですが、大きな違いがあると最近知りました。
集中力とは
集中力は、ひとつの物事に意識を継続的に向ける力です。例えば、周りが騒がしい中でも本を読める人や仕事に没頭して食事をする時間も忘れてしまう人は、集中力の高い人です。ただし、集中力が高いとそのことだけに没頭するので、周りに対する注意力は欠如してしまいます。
注意力とは
注意力は、ひとつの事物に集中しながらも周りに意識が払える力です。例えば、車を運転しながら歩行者や周りの状況に意識を払うのが注意力です。つまり、注意力がないと事故をおこしやすくなります。
こちらのページから引用させていただきました。
すべての謎は解けた！
集中力には自信があるのに、なぜ仕事のミスが減らないんだろうと不思議でしたが、謎が解けました。
集中力はあるのに
集中力に関しては自信がありました。本を読んだり、ウクレレを弾いたり、このブログを書いていたりすると、気がつけば3時間程度経過していることが多々あります。しかし仕事面ではミスが目立ち長年悩むことになりました。ミスは工夫することでなくなりましたが、集中力はあるのにどうして？ と不思議でした。
注意力はありません！！！！
自信を持って言えますが、注意力はありません。絶対に事故を起こす自信があるので、車の免許は持っていません。そんな自信いらないけど、学生時代に免許を取らない選択をした自分、グッジョブ！
仕事ができない！
社会人になって数年は苦労しました。鳴り止まない電話、次々届くFAX、山のような郵便物、忘れたころに届くメール(入社当時は今ほどメールが活用されていませんでした)。電話中でも関係なく話しかけてくる営業。他の電話に出ているのに、私あての電話が入っている！ それ代わりたいんですけど！ 気が休まる暇もなく、すべてのことに気を配る必要がありました。が、ムリです！！！
仕事のミスをほぼ無くした方法
とにかく仕事ができなかったので、工夫するしかありませんでした。思えばすべて、脳の負担を減らし、注意力を上げるための工夫でした。極力頭を使わないようにすることで、本当に頭を使うべき事柄に集中できます。
営業事務の具体的な仕事の進め方や、書類のチェック方法って、WEBで検索してもほとんど出てこないんですよね。みんなどうしているんだろうか。ここに書いたようなことは当たり前すぎて、誰も書かないのかな？ 業種や職場によって役に立たない点もあるとは思いますが、少しでも参考になればいいなと思います。もっといい方法があるよ！ という方いらっしゃいましたら、ぜひ教えてください！
すべてを書き出す
次にすること、電話の内容、上司からの指示、気になったことなどはすべて裏紙に書き出していました。そして終わったら必ず打ち消し線を引くようにしました。このメモがなくなれば、その日の仕事は終了です。ふと思いついた夕飯のメニューやブログのネタは個人的なメモにこっそり書いていました。
このすべてを書き出すというアイデアは、GTDにヒントを得ました。
書き出して脳をスッキリさせるという意味では、モーニング・ページも同じ役割ですね。
すべてを可視化する
注意事項はリスト化して机に貼ります。情報は一覧にまとめます。トラブルが起きた場合の対処方法も、フローチャートにします。すべて目で見て確認するようにしました。記憶には頼りません。
基本的に、1つの情報は1枚のA4用紙にまとめ、印刷していました。しかし情報量が多すぎて印刷がむずかしい場合はExelやメモ帳で管理して、PC画面で確認していました。Ctrl+Fで検索できるので便利でした。
記憶力はよいから大丈夫！ という方へ。私も記憶力はかなりよい方で、いろんな人からおどろかれます。それでも、必ず目で確認するようにしました。今問題がないならそのままでよいですが、もしミスが起きているなら試してみる価値はあると思います。
これはおまけですが、ここまで詳しい資料を作っておくと、新人に教えるときも、辞めるときの引き継ぎも楽になりますよ。
1箇所にまとめる
1つの仕事は1枚の紙、もしくは1ファイルにまとめます。資料はここ、作業中の書類はここ、と決めたらその場所にしか置きません。分類できていなくても、決めた場所にさえあれば見つけることはできますので、探し物で無駄な労力を使わずに済みます。
単語登録を活用する
間違いやすい単語はすべて登録します。登録するときに間違えないでね。
例）はてな → 株式会社はてな
のように普段の呼び名を入れたら、正式名称が出るようにします。
余談ですが
くだしあ → 下さい
のようにミスタッチしても正確に変換できるようにしておくと、思考が邪魔されないので楽ですよ。
計算はしません
計算は基本Exel任せです。関数を活用しましょう。必要ならマクロを組みましょう。たとえ1+1であっても、せめて電卓を使いましょう。暗算禁止です。
「暗算なんてしなくていい。頭は、もっと大切なことを考えるためにある」これは京都大学出身の数学教師から言われた言葉です。そのおかげで私はまったく暗算ができない大人になりました！ 不便で仕方がないので、ほどほどに。
アラームを活用
締め切り時間はアラームをセットします。私はOutlookを利用していました。繰り返しの設定が充実しているので便利でした。
体を使う
単純作業は必ず指差し確認するようにしました。文字のチェックなら、一文字ずつ蛍光ペンでなぞります。
注意力がなくなったら切り替える
疲れていると思ったら、注意力が不要な仕事に切り替えます。電話をかけたり、書類棚を整理したり、ゴミを捨てたりします。それでも注意力が回復しない場合は、一旦トイレへ逃げます。ストレッチをしたり、少しの間だけ目をつぶって体力を回復させたりします。
複数回チェックする場合は、手順を決める
ダブルチェック、トリプルチェックをするときは手順を決めます。
- 前から順に、意味を考えながらチェックする
- 後ろから、意味を考えず一文字ずつチェックする
- 全体をざっと眺めて、違和感がないかを確認する
+数字や固有名詞、単位など自分が間違いやすい箇所だけを再度チェックする
私は上記ような流れで仕事をしていました。また、チェックをするときは必ず時間を空けるようにしました。目が慣れてくると、ミスを見逃してしまうので、一度脳をリセットするためです。そして注意力にもムラがありますから、どこかで散漫な時間にチェックをしても、どこかでしっかり集中できていればミスは防げると考えました。
似た方法が『校閲記者の目 あらゆるミスを見逃さないプロの技術』にも書かれていました。
注意力がなくても何とかなる？
飲み会の席でぼーっとして反感を買ったり、免許証が必要な仕事はできなかったりしますが、まあ生きてはいけます。ここまで細かくルール付けをしなくても、仕事ができる方もたくさんいらっしゃると思います。少し教えただけで、ほぼノーミスで仕事ができる後輩もいました。すごい！ と尊敬していました。でも私の場合は出来ませんでした。出来ないものは仕方がないので、できる方法を考えるしかありません。
人間なんでミスをすることは仕方がないんです。だけど工夫をすることはできます。転職してすぐは、またたくさんのミスをすると思います。それでも工夫することで。乗り切れると信じています。
究極の目標は仕事をしないで、仕事をこなすこと
機械にできることはすべて機械に任せればいいんです。そうすればミスは確実になくなります。人は機械に、何をさせるかだけを決められるようになればいいなあと思っています。
